Archives électroniques pour débutants.

         Quelques éléments qui peuvent commencer à vous aider pour garder vos archives électroniques.

            « L’archivage électronique est l’ensemble des actions visant à identifier, recueillir, classer et conserver des informations, en vue de consultation ultérieure, sur un support adapté et sécurisé, pour la durée nécessaire à la satisfaction des obligations légales ou des besoins d’information. » En effet, la loi du 13 mars 2000 précise que tout écrit sur support électronique est reconnu comme une preuve au même titre que l’écrit sur support papier. Il peut s’agir de documents bureautiques, dossiers numérisés, courriers électroniques, bases de données, de sons, d’images, de vidéos ou de sites internet.

         Cet archivage électronique est absolument indispensable, car les documents électroniques sont très volatiles et 90% sont susceptibles de disparaître.

- Quelles sont  les caractéristiques du document électronique (soumises à l’obsolescence technologique) ? 

-         L’information elle-même, c’est-à-dire le contenu ;

-         Le support physique (CD, DVD, disquette, serveur, disque dur,…) ;

-         Le format (.doc, .xls, .ppt,…), c’est-à-dire word, excel, powerpoint,….

Tout ceci est très fragile ; de plus la perte de données n’est pas visible et l’accès aux données n’est pas direct, d’où nécessité d’une veille technologique permanente.

- Stratégies de conservation à long terme :

-         Multiplier les supports de conservation pour un même document ;

-         Assurer l’intégrité en mettant en place des techniques qui empêchent l’altération des documents ;

-         Assurer la sécurité des bâtiments de stockage et dupliquer les documents afin qu’ils soient stockés dans deux sites différents et éloignés ;

-         Utiliser un format qui pourra se relire dans le temps ; PDF est, pour le moment le format retenu pour conserver un fichier qui n’a plus à être modifié. MAIS il faudra assurer la pérennité des formats par l’utilisation de formats standards et par la migration vers des formats pérennes.

-         Assurer leur confidentialité (cryptage des documents et habilitation de ceux qui les consultent).

- Classement des dossiers et documents électroniques. Elaborer une arborescence avec :

-         Pas plus de 7 niveaux hiérarchiques ;

-         Pas plus de 30 fichiers dans un dossier ;

-         Identifier les versions d’un même document :V1, V2…pour les documents en cours de rédaction ; VD pour la version définitive.

Comme pour les dossiers papiers, toujours identifier et décrire le document (métadonnées).

ATTENTION :

L’archivage électronique n’est pas une sauvegarde informatique !

Enfin, dernière précision : une clé USB n’est en aucun cas un lieu d’archivages électronique.

Et ce n’est pas fini…